Vođenje projekata

Upravljati projektom znači planirati trajanje aktivnosti i vrijeme njihovog izvođenja, pratiti napredovanje i poduzimati mjere za postizanje ciljeva i trajanja projekta. Može se kazati da se projekti pokreću zahvaljujući ubrzanom razvoju i potrebi za uvođenjem novih tehnologija i prilagodbe potrebnim promjenama.

Projekt treba započeti s jasnom i točnom vizijom kako će se razvijati, kada će biti završen i kako voditi uspješno tim k cilju završetka projekta. Moramo biti svjesni činjenice da projekt i vođenje projekta treba ravnati prema poslovnim ciklusima, ciljevima i vremenu. Projekt ne smije biti puka implementacija novih tehnologija, jer cilj projekta nije ugradnja tehnologija već pomak prema poboljšanju procesa i organizacije rada. Projekt treba donijeti poboljšanje kvalitete proizvoda, povećanje profita, pojednostaviti poslovne procese i sl.

Praksa pokazuje da većina teškoća i nesporazuma u projektiranju proizlazi iz toga što korisnik često nije u mogućnosti precizno obrazložiti što i zašto radi, odnosno opisati postojeći sustav, te iznijeti što želi ili precizirati zahtjeve za novi IS. Korisnik često poznaje samo svoj uski dio posla ali nema uvida u način djelovanja i svrhu postojanja svih funkcija koje IS zahvaća.

Pokretanje projekta

Zašto pokrećemo projekt? Koji su razlozi?  Projekti se pokreću iz naše želje za promjenom ili stvaranjem nečeg novog. Jer želimo mijenjati naše okruženje, implementirati nove tehnologije, nove ideje, mijenjati procese, mijenjati organizacijsku strukturu, jer želimo sebi stvoriti ugodniju atmosferu rada i življenja. Mnoge organizacije razmišljajući o pokretanju projekta čine pogreške pokušavajući preširoko oslikati situaciju i probleme koji se događaju u njihovom okruženju. Tome se  teško oduprijeti, ali usprkos tome projekt treba svesti na specifičan problem koji je moguće riješiti. Opis problema treba biti put prema predviđenom rješenju.

Struktura projekta

Pitanja na koja treba odgovoriti u ovoj fazi pokretanja, su sljedeća:

  • Zašto ovaj projekt?
  • Je li izvediv?
  • Tko su mogući partneri u ovom projektu?
  • Koji će biti rezultati projekta?
  • Koje su granice projekta, odnosno ograničenja u odnosu prema okruženju, resursima, vremenu, novcu i sl. ?
  • Tko su korisnici projekta, na koji će način oni imati korist?
  • Kako će se projekt uklopiti u strategiju organizacije?
  • Koji su potrebni ljudski i financijski resursi?
  • Što ostaje izvan opsega projekta?

Planiranje projekta

Planiranje se smatra središnjim dijelom suvremenog projektnog menadžmenta. Planiranje je proces razumijevanja zašto informacijski sustav treba biti izgrađen i da projekt treba dovesti do cilja, efikasnom raspodjelom resursa. Planiranjem želimo postići da projekt ne prekorači vremenske rokove u okviru planiranih troškova.

Dizajn projekta

U ovoj se fazi donose odluke kako će sustav funkcionirati u uvjetima hardvera, softvera i mrežne infrastrukture, kako će biti koncipirana korisnička sučelja, koje će se forme i izvješća koristiti. U ovoj se fazi također definira dizajn programa, baze podataka kao organizirani skup podataka i datoteke kao posebni datotečni sustavi, koje će biti potrebno dizajnirati.

Izgradnja projekta

Tijekom faze izgradnje, sve što će biti potrebno za provedbu projekta je uređeno. Potrebni dobavljači ili kooperanti uneseni su, raspored je napravljen, materijali i alati su naručeni, upute su dane osoblju itd.

Implementacija projekta

Implementacija ili uvođenja projekta u primjenu – je faza ujedinjavanja pojedinačnih programa (podsustava) u jedinstveni informacijski sustav. U ovoj fazi projekta prepoznajemo nekoliko koraka koje treba pripremiti. Jedna od tih koraka je i obuka odnosno educiranje korisnika. U ovisnosti od veličine sustava, za edukacija korisnika možemo koristiti članove projektnog tima ili programere. Dovršava se rad na dokumentaciji sustava i izrađuju upute za korisnika, potpisuje se zapisnik o preuzimanju i nakon toga počinje službena primjena projekta.